Die ordnungsgemäße Kassenführung stellt seit jeher ein Risiko im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung dar. Unabhängig davon ob die Kassenführung selbst mangelhaft ist oder die notwendige Dokumentation nach Aufforderung der Finanzverwaltung nicht vorgelegt werden kann: Es drohen die Verwerfung des Kassenbuchs und empfindliche Hinzuschätzungen.

Durch die neu eingeführte Kassennachschau wird dieses Thema nochmals verschärft.

Umso wichtiger ist es, die von der Finanzverwaltung geforderten Dokumentationen vollständig und richtig vorzuhalten und die Kasse ordnungsgemäß zu führen.

Bei der Kassenführung ist unabhängig von der Art der Kasse stets ein hohes Maß an Sorgfalt geboten. Hierbei sind insbesondere nachfolgende Punkte zu beachten:

1. Können die von der Finanzverwaltung angeforderten Unterlagen vorgelegt werden?
2. Gibt es regelmäßige und höhere Kassenfehlbeträge?
3. Ist die Kassensturzfähigkeit („centgenau“) gegeben?
4. Gibt es zu jeder Kassenbewegung einen Beleg?

Sofern nachfolgende Punkte beachtet werden, lassen sich die Risiken, welche mit der Kassenführung einhergehen, deutlich reduzieren:

1. Erstellen Sie eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation: Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist nach Auffassung der Finanzverwaltung verbindlich. Neben der Erfüllung von gesetzlichen Auflagen kann die Verfahrensdokumentation bei entsprechender Ausgestaltung auch als verbindlicher Leitfaden für die Mitarbeiter angesehen werden.
2. Schaffen Sie nicht benötigte Kassen ab: Häufig werden Kassen geführt, die vollkommen überflüssig sind – beispielsweise ausschließlich für Zwecke des Auslagenersatzes. So wird Geld von der Bank abgehoben, um den Mitarbeitern Ihre Auslagenu erstatten. Auch wenn dies selbstverständlich gesetzlich zulässig ist, müssen mindestens 3 Kassenbewegungen erfasst werden (Abhebung vom Bankkonto, Einlage in die Kasse und Auszahlung an Mitarbeiter). Wir empfehlen derartige Kassenbewegungen grundsätzlich zu vermeiden und den Mitarbeitern die Auslagen per Überweisung zu ersetzen.
3. Reduzierung von Kassenbewegungen: Jede Kassenbewegung birgt ein Fehlerrisiko. Je weniger Kassenbewegungen erfasst werden, desto geringer ist entsprechend das Fehlerrisiko. Bieten Sie Ihren Kunden EC-Zahlungen oder PayPal an. Auslagen können Sie ebenfalls via EC Karte zahlen. Grundsätzlich ist bei einer entsprechenden Dokumentation auch die private Zahlung kein Problem (Aufwandseinlage).
4. Dokumentieren Sie Ausnahmesituationen: An Stromausfälle, Krankheit oder polizeiliche Situationen in Ihrer Umgebung erinnern Sie sich in Jahren vermutlich nicht mehr. Um Nachfragen zu fehlenden Z-Bons oder starken Umsatzschwankungen an einzelnen Tagen schnell beantworten zu können, empfehlen wir Ihnen solche Situationen zu dokumentieren. Damit lassen sich Rückfragen der Finanzverwaltung meist schnell klären.

Insbesondere bei offenen Ladenkassen müssen weitere Punkte wie die Erstellung eines tägliches Kassenberichts, gegebenenfalls ergänzt um ein Zählprotokoll, beachtet werden.

Sie haben Fragen zum Thema Kassenführung oder Verfahrensdokumentation? Gerne zeigen wir Ihnen im Rahmen eines Erstberatungsgesprächs die verschiedenen Möglichkeiten auf unterstützen Sie bei der Umsetzung.