Mit Schreiben vom 30.6.2021 hat das Bundesministerium der Finanzen ein Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen veröffentlicht (Link).

Welche Voraussetzungen muss ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg mindestens erfüllen?

Zunächst muss die Rechnung selbst ordnungsgemäß sein. Sie muss also alle gesetzlich geforderten Angaben enthalten. Hierzu gehören beispielsweise die Angaben zum Bewirtungsbetrieb und eine vollständige Leistungsbeschreibung. Die Leistungsbeschreibung darf dabei nicht zu allgemein sein. Die Angabe „diverse Speisen und Getränke“ ist in der Regel nicht ausreichend. Hintergrund ist, dass im Falle eine Belegprüfung die Anzahl der bestellten Speisen und Getränke mit der Anzahl der bewirteten Personen abstimmbar sein muss.

Daneben müssen auch die für Bewirtungsbelege zusätzlich geforderten Angaben zeitnah dokumentiert werden. Dies kann entweder auf dem Beleg selbst oder auf einem zusätzlichen Eigenbeleg erfolgen:

• Teilnehmer der Bewirtung
• Anlass der Bewirtung
• Unterschrift

Der Anlass der Bewirtung muss hinreichend genau beschrieben werden. Andernfalls droht die Versagung des Betriebsausgabenabzugs. Angaben wie „Geschäftsessen“ und „Besprechung“ werden von der Finanzverwaltung meist nicht anerkannt. Insofern sollte hier eine kurze Ergänzung wie „Besprechung Projektentwicklung XY“ erfolgen.

Welche Besonderheiten ergeben sich bei digitalen oder digitalisierten Bewirtungsbelegen?

Neben den allgemeinen Erläuterungen zur steuerlichen Anerkennung der Bewirtungsrechnungen geht das BMF explizit auch auf das Thema digitale und digitalisierte Bewirtungsrechnungen ein. Auf Grund erforderlichen Unterschrift des Steuerpflichtigen weist das BMF darauf hin, dass bei einem elektronisch erstellten Eigenbeleg des Steuerpflichtigen eine digitale Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung erforderlich ist.

Welche Anforderungen ergeben sich im Hinblick auf die Kassensicherungsverordnung?

Zudem weist das BMF auch auf die Änderungen auf Grund der Kassensicherungsverordnung hin: So muss der Bewirtungsbetrieb bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion dieses für die Erstellung der Bewirtungsrechnung auch tatsächlich verwenden. Nur die mit einer TSE abgesicherte Rechnung wird für den Betriebsausgabenabzug anerkannt. Der Betriebsausgabenabzug ist im Umkehrschluss ausgeschlossen, wenn der Bewirtungsbetrieb eine handschriftliche Rechnung erstellt. Das BMF gewährt in diesen Fällen jedoch eine „Schonfrist“ bist zum 31.12.2022. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung in Bezug auf Bewirtungsaufwendungen nicht beachtet werden.

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